Bàn giao công việc khi nghỉ việc: lịch theo tuần, biên bản mẫu và giấy tờ cần nhận lại

Nộp đơn xong, bạn còn 30 hoặc 45 ngày ở công ty cũ. Khoảng thời gian này quyết định hai điều: bạn rời đi với một lời giới thiệu tốt hay một mối quan hệ căng thẳng, và bạn có nhận đủ giấy tờ, khoản thanh toán đúng hạn hay phải đi hỏi lại nhiều lần. Bài này gồm lịch bàn giao theo tuần, danh sách cần bàn giao, biên bản mẫu, và những thứ bạn cần nhận lại trước khi rời đi.

Thời hạn báo trước theo từng loại hợp đồng và các khoản được thanh toán khi nghỉ đã có ở bài Thưởng Tết, lương tháng 13 và thời điểm nộp đơn nghỉ việc. Bài này tập trung vào việc làm trong thời gian báo trước.

Lịch bàn giao trong thời gian báo trước

Ví dụ với 45 ngày báo trước (hợp đồng không xác định thời hạn). Với 30 ngày, rút ngắn tuần 2–4 lại.

Thời điểm	Việc cần làm
Ngày nộp đơn	Gặp quản lý trực tiếp trước, rồi nộp đơn có ghi ngày nộp và ngày làm việc cuối dự kiến. Giữ một bản có xác nhận đã nhận. Hỏi ai sẽ nhận bàn giao.
Tuần 1	Lập danh sách bàn giao (mục dưới), gửi quản lý duyệt. Hỏi nhân sự về số ngày phép còn lại và lịch thanh toán.
Tuần 2–4	Làm cùng người nhận bàn giao: để họ làm thử các việc định kỳ khi bạn còn ở đó. Viết hướng dẫn cho những việc chỉ bạn biết làm.
Tuần cuối	Ký biên bản bàn giao, trả tài sản, chuyển quyền tài khoản. Báo khách hàng, đối tác người liên hệ mới (nếu quản lý đồng ý).
Ngày làm việc cuối	Nhận lại giấy tờ, xác nhận lịch thanh toán và thời gian đóng bảo hiểm xã hội.

Nếu bạn còn ngày phép, hãy hỏi trước có được nghỉ trong thời gian báo trước hay được thanh toán bằng tiền. Đừng tự nghỉ khi chưa thống nhất.

Danh sách cần bàn giao

Chia theo bốn nhóm để không sót:

1. Công việc đang làm

• Đầu việc đang dở: trạng thái, hạn chót, bước tiếp theo, ai liên quan.
• Việc định kỳ: hằng ngày, hằng tuần, cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Ghi rõ việc nào có hạn theo luật hoặc theo hợp đồng (ví dụ kê khai thuế, báo cáo cho khách hàng).
• Việc đã hứa nhưng chưa làm: cam kết với khách hàng, đồng nghiệp, cấp trên.

2. Tài liệu và dữ liệu

• Nơi lưu từng loại tài liệu (thư mục chung, phần mềm, email). Chuyển tài liệu đang để trong máy cá nhân hoặc ổ riêng lên nơi lưu chung của công ty.
• Mẫu biểu, quy trình, ghi chú hướng dẫn bạn tự viết.

3. Tài khoản và quyền truy cập

• Danh sách phần mềm, hệ thống, tài khoản bạn đang dùng cho công việc.
• Tài khoản công ty đứng tên bạn (ví dụ tài khoản quảng cáo, tài khoản nhà cung cấp): chuyển quyền quản trị cho người được chỉ định.
• Mật khẩu: bàn giao theo cách công ty quy định. Không gửi mật khẩu qua tin nhắn hay email thường nếu công ty có công cụ quản lý mật khẩu.

4. Quan hệ công việc

• Danh sách khách hàng, nhà cung cấp, đối tác bạn đang phụ trách, kèm người liên hệ và tình trạng.
• Giới thiệu người nhận bàn giao với các đầu mối quan trọng, nếu quản lý đồng ý.

Biên bản bàn giao mẫu

Biên bản không bắt buộc theo một mẫu cố định, nhưng nên có các phần sau và được hai bên cùng ký:

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC

Ngày … tháng … năm …, tại …

Bên giao: Họ tên …, chức danh …, bộ phận … Bên nhận: Họ tên …, chức danh …, bộ phận … Người chứng kiến (quản lý trực tiếp): Họ tên …, chức danh …

1. Công việc bàn giao: (bảng: tên đầu việc, trạng thái, hạn, ghi chú) 2. Tài liệu, hồ sơ: (bảng: tên tài liệu, nơi lưu, số lượng bản cứng nếu có) 3. Tài sản: (máy tính, thẻ ra vào, điện thoại, con dấu, chìa khóa…; tình trạng khi bàn giao) 4. Tài khoản, quyền truy cập: (tên hệ thống, đã chuyển quyền cho ai, ngày khóa tài khoản của bên giao) 5. Việc còn tồn đọng và hướng xử lý: …

Hai bên xác nhận đã bàn giao và nhận đủ các nội dung trên.

Bên giao (ký, ghi rõ họ tên) · Bên nhận (ký, ghi rõ họ tên) · Quản lý (ký, ghi rõ họ tên)

Giữ một bản biên bản. Nếu sau này có câu hỏi về một đầu việc hay tài sản, đây là bằng chứng bạn đã bàn giao.

Những điều không nên làm khi sắp nghỉ

• Không sao chép dữ liệu của công ty sang máy hay tài khoản cá nhân: danh sách khách hàng, báo giá, tài liệu nội bộ. Việc này có thể vi phạm cam kết bảo mật trong hợp đồng, và với dữ liệu có thông tin cá nhân của khách hàng còn liên quan tới quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu cần lưu lại kết quả công việc để làm hồ sơ năng lực, hãy hỏi quản lý và chỉ giữ phần đã được phép.
• Không xóa dữ liệu hay email trước khi bàn giao, kể cả khi bạn nghĩ chúng không còn cần.
• Không nói xấu công ty cũ với khách hàng, đồng nghiệp, hay nhà tuyển dụng mới. Thị trường mỗi ngành nhỏ hơn bạn nghĩ.
• Không bỏ ngang trong thời gian báo trước. Ngoài các trường hợp luật cho phép nghỉ không cần báo trước, nghỉ trái luật có thể khiến bạn phải bồi thường và mất trợ cấp thôi việc (Điều 40 Bộ luật Lao động 2019).

Những thứ bạn cần nhận lại

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng chấm dứt, công ty có trách nhiệm:

• Thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của bạn trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng (một số trường hợp luật nêu rõ được kéo dài tới 30 ngày).
• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ của bạn nếu công ty đang giữ.
• Cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của bạn nếu bạn yêu cầu, chi phí do công ty trả.

Danh sách để hỏi nhân sự trước ngày làm việc cuối:

• [ ] Quyết định thôi việc hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng.
• [ ] Ngày thanh toán lương những ngày làm cuối, tiền phép năm chưa nghỉ (nếu có), các khoản thưởng đã thỏa thuận.
• [ ] Ngày công ty báo giảm và chốt thời gian đóng bảo hiểm. Sau đó bạn có thể tự kiểm tra quá trình đóng trên ứng dụng VssID của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
• [ ] Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của phần thu nhập đã trả trong năm, để bạn tự quyết toán hoặc nộp cho công ty mới khi cần.
• [ ] Bản chính văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ cá nhân công ty đang giữ (nếu có).
• [ ] Giấy xác nhận quá trình làm việc, nếu công ty mới yêu cầu.

Nếu bạn chưa có việc mới ngay và đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ thời gian, hãy hỏi trung tâm dịch vụ việc làm nơi bạn muốn nhận trợ cấp về điều kiện, hồ sơ và thời hạn nộp theo quy định hiện hành. Thời hạn nộp hồ sơ tính từ ngày chấm dứt hợp đồng, nên đừng để quá lâu.

Giữ quan hệ sau khi rời đi

• Gửi email cảm ơn ngắn tới quản lý và đồng nghiệp vào ngày cuối, kèm cách liên lạc cá nhân nếu bạn muốn giữ liên lạc.
• Trả lời câu hỏi của người nhận bàn giao trong vài tuần đầu, trong giới hạn hợp lý.
• Xin lời giới thiệu hoặc nhận xét từ quản lý khi quan hệ còn tốt; vài tháng sau sẽ khó hơn.

Bài Tìm việc khi đang đi làm có thêm gợi ý cho giai đoạn trước khi nộp đơn, còn Đàm phán lương khi nhảy việc đầu năm giúp bạn chốt offer trước khi nghỉ.

Nếu bạn vẫn đang tìm chỗ mới trong lúc bàn giao, MyViec giúp bạn không phải tự lọc tin mỗi tối. Tải CV lên một lần, mỗi ngày MyViec chọn ra những việc hợp với hồ sơ của bạn, kèm lý do. Bắt đầu miễn phí.

Bài viết mang tính tham khảo, dựa trên Bộ luật Lao động 2019. Quy định về bảo hiểm và trợ cấp có thể thay đổi; quy chế từng công ty có thể khác. Khi có tranh chấp, hãy hỏi phòng nhân sự, công đoàn hoặc người tư vấn pháp lý.