Đọc hiểu mô tả công việc: xác định đúng yêu cầu cốt lõi

Một tin tuyển "Chuyên viên Marketing" có thể liệt kê tới mười hai gạch đầu dòng yêu cầu, từ viết nội dung, chạy quảng cáo, quay dựng video đến báo cáo số liệu. Ứng viên có thể làm tốt bảy việc, làm được ba việc ở mức cơ bản và chưa từng thử hai việc. Nhiều người bỏ qua tin ở bước này, trong khi chính người viết tin đôi khi cũng không kỳ vọng tìm được ai đủ cả mười hai yêu cầu.

Mô tả công việc, hay JD (viết tắt của job description), thường được viết vội, sao chép từ tin cũ hoặc tổng hợp ý kiến của nhiều người. Đọc JD như một bản hợp đồng dễ khiến ứng viên nản lòng; đọc như một thông điệp cần phân tích sẽ cho thấy nhiều thông tin hơn. Bài viết này trình bày cách đọc JD, phân biệt yêu cầu bắt buộc với điểm cộng, nhận diện vai trò thực tế và quyết định có nên ứng tuyển.

Thứ tự đọc một bản JD

Phần lớn JD gồm bốn khối: giới thiệu công ty, mô tả công việc, yêu cầu ứng viên và quyền lợi. Không nên bắt đầu từ phần yêu cầu. Hãy đọc mô tả công việc trước, vì đây là phần cho biết bạn sẽ làm gì mỗi ngày; phần yêu cầu chỉ là suy đoán của nhà tuyển dụng về kiểu người có thể làm được những việc đó.

Khi đọc phần mô tả, hãy gạch dưới các động từ như "lập", "kiểm tra", "đàm phán", "xử lý", "báo cáo", "hỗ trợ", rồi đếm xem động từ nào lặp lại nhiều nhất và đứng đầu danh sách. Đó thường là phần chiếm nhiều thời gian làm việc nhất của vị trí.

Phân biệt yêu cầu bắt buộc và điểm cộng

Một số JD tách rõ "Yêu cầu" và "Ưu tiên", nhưng nhiều JD gộp tất cả vào một danh sách. Khi đó, ứng viên có thể tự phân loại dựa trên các dấu hiệu sau.

Thường là bắt buộc:

• Chứng chỉ hoặc điều kiện hành nghề theo quy định, ví dụ chứng chỉ hành nghề dược đối với dược sĩ, giấy phép lái xe đúng hạng đối với tài xế.
• Kỹ năng xuất hiện ở cả phần mô tả công việc và phần yêu cầu.
• Yêu cầu đi kèm con số cụ thể và từ ngữ mạnh: "tối thiểu 2 năm", "bắt buộc", "thành thạo".
• Điều kiện làm việc không thể thương lượng: làm ca đêm, đi công tác thường xuyên, làm việc tại kho trong khu công nghiệp.

Thường là điểm cộng:

• Yêu cầu đi sau các cụm từ "ưu tiên", "là một lợi thế", "biết thêm".
• Kỹ năng chỉ xuất hiện ở phần yêu cầu mà không gắn với nhiệm vụ nào trong phần mô tả.
• Các gạch đầu dòng ở cuối danh sách, nhất là khi danh sách dài hơn tám đến mười mục.
• Phẩm chất chung chung như "năng động", "cầu tiến", "có tinh thần trách nhiệm".

Ví dụ: JD vị trí kế toán tổng hợp

Xét đoạn JD minh họa sau:

Kế toán tổng hợp. Mô tả: lập báo cáo thuế hàng tháng, quý; theo dõi công nợ phải thu, phải trả; hạch toán chứng từ trên phần mềm kế toán; phối hợp với kiểm toán cuối năm. Yêu cầu: tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, tài chính; tối thiểu 3 năm kinh nghiệm kế toán tổng hợp; thành thạo Excel; ưu tiên biết tiếng Anh, có kinh nghiệm doanh nghiệp sản xuất; có chứng chỉ kế toán trưởng là lợi thế.

Theo cách đọc trên, phần cốt lõi là báo cáo thuế, công nợ và hạch toán, cả ba đều ở ngay đầu phần mô tả. Yêu cầu "3 năm kinh nghiệm kế toán tổng hợp" có con số cụ thể nên nghiêng về bắt buộc, nhưng người có 2,5 năm đã thực sự làm đủ ba nhiệm vụ cốt lõi vẫn có cơ hội. Tiếng Anh, kinh nghiệm trong doanh nghiệp sản xuất và chứng chỉ kế toán trưởng đều được ghi là ưu tiên, nên thiếu cũng không phải trở ngại đáng kể.

Xác định vai trò thực tế phía sau tiêu đề

Tên vị trí tại Việt Nam không thống nhất giữa các công ty. Cùng là "Chuyên viên", nơi này dành cho người mới tốt nghiệp, nơi khác cần năm năm kinh nghiệm. Cùng là "Nhân viên kinh doanh", nơi này là bán hàng qua điện thoại cho khách lẻ, nơi khác là chăm sóc đại lý cấp tỉnh.

Vì vậy, thay vì dựa vào tiêu đề, hãy xem xét ba yếu tố.

Cấp báo cáo trực tiếp. "Báo cáo trực tiếp Giám đốc" ở công ty mười người khác hẳn ở công ty năm trăm người.

Chỉ số chịu trách nhiệm. "Đạt chỉ tiêu doanh số được giao" có nghĩa là thu nhập phụ thuộc nhiều vào hoa hồng. "Đảm bảo tỷ lệ xử lý yêu cầu đúng hạn" có nghĩa là hiệu quả được đo bằng tốc độ.

Phân bổ thời gian. Một tin tuyển "Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng" mà sáu trên bảy gạch đầu dòng là tự trực tổng đài và xử lý khiếu nại thì thực chất là vị trí nhân viên cấp cao, phần quản lý chỉ là phụ.

Dấu hiệu của vị trí kiêm nhiệm nhiều vai trò

Khi một JD gộp công việc của hai, ba nghề vào một vị trí, chẳng hạn "Nhân viên hành chính kiêm kế toán kiêm tuyển dụng" hoặc "Marketing tổng hợp: viết bài, thiết kế, chụp ảnh, quay dựng, chạy quảng cáo, quản lý fanpage", đó thường là công ty nhỏ cần một người đảm nhận mọi việc.

Điều này không hẳn bất lợi nếu bạn muốn học rộng, nhưng nên chuẩn bị câu hỏi khi phỏng vấn: "Trong các công việc này, việc nào chiếm nhiều thời gian nhất? Việc nào được ưu tiên trong ba tháng đầu?" Câu trả lời cho biết nhà tuyển dụng thực sự cần tuyển nghề gì.

Dấu hiệu về khối lượng công việc và văn hóa

Không có cụm từ nào trong JD tự thân là dấu hiệu xấu. Tuy nhiên, một số cụm từ nên được làm rõ khi phỏng vấn thay vì bỏ qua.

"Chịu được áp lực cao", "sẵn sàng làm thêm giờ khi cần". Đây có thể là mùa cao điểm theo quý, cũng có thể là tăng ca thường xuyên. Câu hỏi nên đặt: "Trong một tháng bình thường, nhóm thường kết thúc công việc lúc mấy giờ? Có tháng nào cao điểm hơn không?"

"Môi trường năng động, trẻ trung, như một gia đình". Cụm từ này thường vô hại, nhưng đôi khi đi kèm ranh giới giờ giấc không rõ ràng, nên cần hỏi thêm về cách nhóm liên lạc ngoài giờ.

"Lương thỏa thuận", "thu nhập không giới hạn". "Thỏa thuận" là cách ghi phổ biến và không bất thường. "Không giới hạn" thường có nghĩa là lương cứng thấp và phần lớn thu nhập đến từ hoa hồng; trong trường hợp này, cần hỏi rõ lương cơ bản và cách tính hoa hồng.

Tin đăng lại liên tục. Nếu cùng một vị trí được đăng lại nhiều lần trong vài tháng, có thể doanh nghiệp đang khó tuyển hoặc nhân sự mới không gắn bó lâu. Khi đó, nên hỏi: "Vị trí này đang trống vì người cũ chuyển đi hay vì mới được mở?"

JD cần tránh hoàn toàn là JD có dấu hiệu lừa đảo, như yêu cầu đóng phí, đặt cọc hoặc "làm nhiệm vụ nhận hoa hồng". Bài nhận diện tin tuyển dụng lừa đảo trình bày chi tiết về vấn đề này.

Khi nào vẫn nên ứng tuyển dù chưa đáp ứng đủ

Nhà tuyển dụng viết JD cho một ứng viên lý tưởng, nhưng cuối cùng vẫn tuyển từ những ứng viên thực tế. Nếu chờ đáp ứng đủ mọi yêu cầu, ứng viên sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội hoàn toàn có thể đảm nhận.

Một cách tự đánh giá đơn giản là chia tờ giấy thành hai cột: cột trái ghi các yêu cầu bắt buộc, cột phải ghi các điểm cộng. Sau đó, đánh dấu những yêu cầu đã đáp ứng, kèm một bằng chứng cụ thể cho từng mục.

Nên ứng tuyển khi bạn đáp ứng phần lớn yêu cầu bắt buộc, đặc biệt là các nhiệm vụ cốt lõi ở đầu phần mô tả, và có câu trả lời trung thực cho câu hỏi "bạn sẽ bù đắp phần còn thiếu như thế nào". Ví dụ: "Tôi chưa sử dụng Power BI, nhưng đã làm báo cáo tồn kho hằng tuần bằng Excel có bảng tổng hợp và đang học Power BI ở mức nền tảng."

Nên cân nhắc kỹ khi bạn thiếu đúng yêu cầu nằm ở dòng đầu tiên của phần mô tả, hoặc thiếu một chứng chỉ hành nghề bắt buộc theo luật. Khoảng cách này khó bù bằng thái độ hay cam kết học nhanh.

Không cần quá lo lắng về số năm kinh nghiệm chênh lệch không nhiều, hoặc các mục "ưu tiên" ở cuối danh sách. Đây thường là chỗ nhà tuyển dụng linh hoạt nhất.

Khi đã quyết định ứng tuyển, hãy dùng chính cách đọc này để điều chỉnh CV: đưa kinh nghiệm khớp với nhiệm vụ cốt lõi lên đầu, và sử dụng đúng thuật ngữ trong JD đối với những việc bạn thực sự đã làm. Bài điều chỉnh CV không bịa kinh nghiệm có ví dụ trước và sau.

Trên MyViec, phần phân tích tin tuyển dụng và mục "Kỹ năng còn thiếu" ở trang chi tiết mỗi việc là điểm khởi đầu nhanh cho bước này. Tuy vậy, bạn vẫn nên đọc lại tin gốc, vì không công cụ nào hiểu hoàn cảnh của bạn rõ hơn chính bạn.

Việc cần làm hôm nay

Chọn một JD bạn đang cân nhắc và dành 20 phút cho các bước sau:

• Gạch dưới các động từ trong phần mô tả công việc và khoanh tròn ba nhiệm vụ cốt lõi.
• Chia phần yêu cầu thành hai cột: bắt buộc và điểm cộng.
• Với mỗi yêu cầu bắt buộc, ghi lại một bằng chứng bạn có, hoặc câu trả lời khi được hỏi về phần còn thiếu.
• Chuẩn bị hai câu hỏi về khối lượng công việc hoặc vai trò thực tế để sử dụng khi phỏng vấn.
• Nếu đáp ứng phần lớn yêu cầu bắt buộc, hãy nộp hồ sơ trong tuần này.