Sau phỏng vấn: thư cảm ơn, hỏi lại kết quả và ứng xử khi bị từ chối

Buổi phỏng vấn kết thúc lúc 4 giờ chiều thứ Ba, người phỏng vấn hẹn sẽ báo kết quả trong tuần. Đến tuần sau, ứng viên vẫn chưa nhận được thông tin nào và băn khoăn liệu việc chủ động hỏi lại có bị đánh giá là thiếu kiên nhẫn hay không.

Giai đoạn sau phỏng vấn ít được hướng dẫn, dù đây là lúc nhiều ứng viên cảm thấy bất an nhất. Bài viết này trình bày cách xử lý từng tình huống, kèm mẫu email có thể sử dụng ngay: sau buổi phỏng vấn, khi nhà tuyển dụng chưa phản hồi, khi nhận thư từ chối, và cách giữ tinh thần trong thời gian chờ.

Trong vòng 24 giờ: gửi email cảm ơn ngắn gọn

Không phải ứng viên nào cũng gửi email cảm ơn sau phỏng vấn, vì vậy một email ngắn gọn và đúng mực dễ tạo ấn tượng. Email này không nhằm lấy lòng nhà tuyển dụng mà có ba tác dụng thực tế: khẳng định sự quan tâm đến vị trí, bổ sung một ý đã trả lời chưa đầy đủ, và tạo sẵn một luồng email để hỏi lại sau này.

Email nên được gửi cho người đã liên hệ với bạn, thường là HR, trong ngày hoặc sáng hôm sau. Nếu người phỏng vấn chuyên môn đã cung cấp email, có thể gửi riêng cho họ một bản ngắn hơn; nếu họ không cung cấp, không nên chủ động xin.

Tiêu đề: Cảm ơn anh chị — phỏng vấn vị trí Kế toán tổng hợp ngày 12/11

Kính gửi chị Thu,

Tôi xin cảm ơn chị và anh Quang đã dành thời gian trao đổi với tôi chiều nay. Tôi rất quan tâm đến kế hoạch chuyển sang phần mềm kế toán mới mà anh Quang chia sẻ, vì tôi đã tham gia một đợt chuyển đổi tương tự ở công ty cũ.

Về câu hỏi đối chiếu công nợ mà tôi trả lời còn chung chung, tôi xin bổ sung: ở công ty cũ, tôi đối chiếu với các nhà cung cấp hằng tháng, gửi biên bản trong tuần đầu và xử lý dứt điểm chênh lệch trước ngày 10.

Tôi mong nhận được kết quả từ anh chị và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần.

Trân trọng,

Nguyễn Thị Hoa — 09xx xxx xxx

Khi sử dụng mẫu, nên thay bằng chi tiết thực tế từ buổi phỏng vấn của bạn, vì chính những chi tiết cụ thể giúp email khác biệt so với một lời cảm ơn chung chung.

Cần tránh viết dài, hỏi về thời điểm có kết quả khi nhà tuyển dụng vừa hẹn, hoặc xin lỗi nhiều lần về một câu trả lời chưa tốt. Nếu toàn bộ quá trình trao đổi với HR diễn ra qua Zalo, một tin nhắn hai đến ba câu là đủ: "Tôi xin cảm ơn chị đã sắp xếp buổi phỏng vấn hôm nay. Tôi rất mong có cơ hội làm việc cùng nhóm và chờ thông tin từ chị."

Khi nhà tuyển dụng chưa phản hồi: thời điểm hỏi lại

Sự im lặng của nhà tuyển dụng hiếm khi mang một ý nghĩa rõ ràng. Họ có thể đang phỏng vấn thêm ứng viên, người ra quyết định đang đi công tác, hoặc ngân sách tuyển dụng đang chờ phê duyệt. Cũng có trường hợp ứng viên không được chọn nhưng công ty không thông báo. Vì vậy, thay vì phỏng đoán, ứng viên nên chủ động hỏi lại.

Một số mốc tham khảo:

• Nếu nhà tuyển dụng hẹn ngày cụ thể: chờ qua hạn đó một đến hai ngày làm việc rồi hỏi lại.
• Nếu không có hẹn cụ thể: chờ khoảng năm đến bảy ngày làm việc.
• Nếu đang có một thư mời làm việc (offer) khác cần trả lời: hỏi ngay và nêu rõ lý do (xem phần bên dưới).

Mẫu email hỏi lại lần đầu

Tiêu đề: Hỏi thăm kết quả phỏng vấn vị trí Nhân viên kinh doanh — Trần Văn Nam

Kính gửi chị Linh,

Tôi là Trần Văn Nam, đã phỏng vấn vị trí Nhân viên kinh doanh khu vực Thủ Đức với chị và anh Bình vào ngày 5/11. Tôi viết thư này để hỏi thăm tiến độ tuyển dụng của vị trí, vì tôi vẫn rất quan tâm đến công việc.

Nếu công ty cần thêm thông tin từ tôi, tôi có thể gửi ngay. Tôi xin cảm ơn chị.

Trân trọng,

Trần Văn Nam

Email nên ngắn gọn và không mang giọng trách móc. Nếu đã có luồng email với HR (ví dụ thư mời phỏng vấn hoặc email cảm ơn của bạn), nên trả lời ngay trong luồng đó để người nhận theo dõi được toàn bộ quá trình trao đổi; chỉ dùng tiêu đề mới như mẫu khi chưa có luồng nào.

Lần hỏi thứ hai và thời điểm dừng lại

Nếu sau lần hỏi đầu tiên khoảng một tuần vẫn chưa có phản hồi, có thể gửi lần thứ hai ngắn hơn, hoặc gọi vào số điện thoại tuyển dụng nếu công ty có công bố. Sau hai lần không nhận được phản hồi, nên xem cơ hội này đã đóng trong kế hoạch tìm việc. Nếu nhà tuyển dụng liên hệ lại sau đó, đó sẽ là một tín hiệu tích cực ngoài dự kiến.

Không cần gửi thêm lần thứ ba hay thứ tư. Cách ghi lại các lần hỏi và đóng cơ hội một cách gọn gàng được trình bày trong bài Quản lý nhiều đơn ứng tuyển cùng lúc một cách có hệ thống.

Khi đang có offer khác

Trong trường hợp này, ứng viên nên trao đổi trực tiếp hơn, vì nhà tuyển dụng nghiêm túc thường đánh giá cao sự rõ ràng:

Kính gửi chị Linh, tôi vừa nhận được thư mời làm việc từ một công ty khác và cần phản hồi trước thứ Sáu, ngày 22/11. Vì vị trí này là lựa chọn tôi ưu tiên, tôi muốn hỏi liệu chị có thể cho biết tiến độ tuyển dụng trước thời điểm đó hay không. Tôi xin cảm ơn chị.

Chỉ nên dùng cách này khi thực sự có offer. Việc đưa ra một offer không có thật để thúc đẩy tiến độ rất dễ bị phát hiện khi nhà tuyển dụng hỏi thêm.

Khi nhận thư từ chối

Thư từ chối thường ngắn, đôi khi là thư mẫu gửi tự động. Cảm giác thất vọng trong vài giờ đầu là điều bình thường; sau đó, ứng viên nên thực hiện ba việc sau.

Phản hồi lịch sự

Việc trả lời thư từ chối không bắt buộc nhưng để lại ấn tượng tốt, vì nhà tuyển dụng đôi khi liên hệ lại những ứng viên gần đạt khi người được chọn từ chối offer hoặc không qua thử việc. Dưới đây là mẫu của một ứng viên vị trí điều phối kho:

Tôi xin cảm ơn chị đã thông báo kết quả. Dù kết quả chưa như mong muốn, tôi rất trân trọng buổi trao đổi với anh chị và đã hiểu thêm nhiều về cách công ty vận hành kho. Nếu sau này có vị trí phù hợp, tôi rất mong được anh chị liên hệ lại.

Xin nhận xét đúng cách

Câu hỏi "vì sao tôi bị loại" thường chỉ nhận được câu trả lời chung chung, vì nhiều HR ngại phải tranh luận. Một câu hỏi hẹp và hướng tới tương lai sẽ dễ được trả lời hơn:

Nếu anh chị có thời gian, tôi rất cảm ơn nếu được biết một điểm tôi nên cải thiện để chuẩn bị tốt hơn cho những vị trí tương tự.

Nhiều công ty sẽ không trả lời câu hỏi này do chính sách nội bộ hoặc khối lượng công việc; trong trường hợp đó, ứng viên không nên hỏi lại lần hai. Nếu nhận được nhận xét, kể cả khi khó tiếp nhận, chỉ cần gửi lời cảm ơn mà không giải thích hay phản bác. Mục đích của bước này là rút kinh nghiệm, không phải thuyết phục nhà tuyển dụng.

Ghi lại bài học

Ngay trong ngày nhận thư, nên ghi lại vòng phỏng vấn đã dừng, các câu hỏi đã gặp, những câu trả lời chưa tốt và nhận xét của nhà tuyển dụng nếu có. Người dùng MyViec có thể chuyển mục ứng tuyển tương ứng sang "Không trúng tuyển" và ghi bài học vào phần ghi chú, để đọc lại khi ứng tuyển vị trí tương tự.

Sau bốn đến năm lần bị từ chối, nên đọc lại các ghi chú để tìm điểm chung. Chị Ngân (nhân vật minh họa), có ba năm kinh nghiệm marketing, nhận ra cả ba lần không qua vòng chuyên môn đều có cùng nguyên nhân: chị trình bày được các chiến dịch đã thực hiện nhưng không nêu được ngân sách và kết quả đạt được. Chị chuẩn bị lại ba tình huống có số liệu rõ ràng, luyện tập theo kế hoạch trong bài Chuẩn bị phỏng vấn trong 7 ngày, và vòng chuyên môn tiếp theo diễn ra khác hẳn.

Giữ tinh thần trong thời gian chờ

Điều gây áp lực nhất thường không phải lời từ chối, mà là sự chờ đợi không có thời hạn. Một số cách sau có thể giúp ích:

• Không tạm dừng vì một cơ hội đang chờ. Cho đến khi ký hợp đồng, nên tiếp tục nộp đơn và phỏng vấn ở nơi khác. Khi có nhiều cơ hội song song, một lời từ chối sẽ bớt nặng nề hơn đáng kể.
• Giới hạn số lần kiểm tra email. Chẳng hạn, chỉ kiểm tra hai lần mỗi ngày vào giờ cố định. Bật chuông điện thoại là đủ để không bỏ lỡ cuộc gọi quan trọng.
• Tách kết quả tuyển dụng khỏi giá trị bản thân. Một quyết định tuyển dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố ứng viên không nhìn thấy: ứng viên nội bộ, ngân sách thay đổi, hoặc người quản lý cần một kiểu nhân sự rất cụ thể. Bị từ chối có nghĩa là lần này chưa phù hợp, không có nghĩa là năng lực của bạn kém.
• Đo lường những yếu tố trong tầm kiểm soát. Đó là số đơn được chỉnh sửa kỹ, số buổi luyện phỏng vấn và số lần hỏi lại đúng hẹn. Kết quả có thể đến chậm, nhưng những con số này cho thấy bạn vẫn đang tiến bộ mỗi tuần.

Nếu đã vài tháng mà vẫn chưa qua được vòng nào, nên nhờ một người cùng ngành đọc CV hoặc phỏng vấn thử, vì người ngoài thường nhận ra những điểm mà bản thân ứng viên không tự thấy.

Việc cần làm hôm nay

• Nếu vừa phỏng vấn trong 24 giờ qua: gửi email cảm ơn, kèm một chi tiết cụ thể từ buổi trao đổi.
• Với mỗi cơ hội đã quá ngày hẹn: gửi email hỏi lại theo mẫu trên, ghi ngày đã hỏi và ngày dự kiến hỏi lần hai.
• Với các thư từ chối trong tháng: gửi lời cảm ơn nếu chưa thực hiện, và ghi lại vòng phỏng vấn đã dừng.
• Lưu sẵn các mẫu trong bài (cảm ơn, hỏi lại, trả lời thư từ chối) vào ghi chú trên điện thoại để sử dụng khi cần.